Tapahtuman järjestäminen

Oletko järjestämässä tapahtumaa? Varmista, että kaikki sujuu suunnitelmien mukaa. Tapahtuman järjestämisen tarkastuslista auttaa muistamaan tärkeimmät asiat tapahtuman suunnittelussa, valmistelussa ja toteutuksessa.

Muista tarkastella listaa säännöllisesti ja merkitä tehtävät, jotka olet jo suorittanut. Lataa lista tästä: Tapahtuman järjestämisen tarkastuslista (Pdf)

Tapahtuman taloussuunnitelma

Tapahtumaa suunnitellessa on tärkeää laatia selkeä ja kattava taloussuunnitelma. Hyödynnä alla olevaa tapahtuman taloussuunnitelma -taulukkoa ja varmista, että kaikki kulut ja tulot tulevat huomioitua. Lataa lista tästä: Tapahtuman taloussuunnitelma -taulukko (Pdf)

Muokkaa taulukkoa tarpeesi mukaan ja pidä se ajan tasalla tapahtuman edetessä.

Tapahtuman luvat ja vakuutukset

Olethan huomioinut tapahtumaan liittyvät mahdolliset luvat ja vakuutukset?

Elävän tai tallennetun musiikin esittäminen tapahtumassa

Jokaisessa tapahtumassa, jossa esitetään julkisesti musiikkia (elävää tai tallennettua) tarvitaan musiikintekijöiden ja musiikkikustantajien lupa. Se tarvitaan, vaikka tapahtumaan osallistumisesta ei perittäisi maksua.

Teoston Tapahtumalupa sopii yhteisöille, järjestöille tai yksityishenkilöille, jotka järjestävät musiikkia sisältäviä tapahtumia. Tapahtumalupa antaa oikeuden esittää livemusiikkia, äänitemusiikkia ja karaokea kaikenkokoisissa kertaluonteisissa tapahtumissa.  

Arpajaiset

Arpajaislaki säätelee Suomessa kaikkia arpajaistoimintoja (myyjäiset, arvonnat ja kilpailut), joissa palkinto määräytyy sattumanvaraisesti. Arpajaisten järjestäminen edellyttää yleensä lupaa tai ilmoitusta riippuen arpajaisten laajuudesta ja palkintojen arvosta. 

Pienarpajaisissa arpajaislupaa EI tarvita

Pienarpajaiset ovat tavara-arpajaisia, joissa  

arpojen yhteenlaskettu myyntihinta on enintään 3000 euroa. 
arpojen myynti ja voittojen jako tapahtuvat samassa tilaisuudessa saman yleisön ollessa paikalla.

Huomioi, että pitkäkestoisissa tapahtumissa ja tilaisuuksissa, esimerkiksi toritapahtumissa, ei saman yleisön vaatimus täyty ja arpajaislupa tarvitaan. Kuukausitapaamisten tai vastaavien tilaisuuksien yhteydessä järjestettävissä arpajaisissa arpajaislupaa ei tarvita.   

Pienarpajaisissa voittojen yhteenlasketun arvon tulee olla vähintään 35 prosenttia arpojen yhteenlasketusta myyntihinnasta. Pienimmän voiton arvon on oltava vähintään yhtä suuri kuin yhden arvan hinta.  Pienarpajaisten kertyvä tuotto on käytettävä yleishyödylliseen tarkoitukseen. 

Muista huolehtia pienarpajaisia järjestäessä

Suorita arvonta luotettavalla tavalla ja muista laatia arvontapöytäkirja.
Laadi voittoarvoista ja voitoista voittoluettelo, jonka liität arvontapöytäkirjaan. 
Jos arpojen yhteenlaskettu arvo on yli 500 euroa, laadi pienarpajaisista tilitys ja liitä siihen arvontapöytäkirja liitteineen.  
Pidä tilitys nähtävänä kahden viikon ajan tilityksen valmistumisen jälkeen. Sitä ei tarvitse toimittaa viranomaiselle, mutta säilytä se vuoden ajan.

Rahankeräys ja lahjoitukset

Rahankeräys on toimintaa, jossa yleisöltä pyydetään rahalahjoituksia ilman vastiketta. Rahankeräyksiä saa järjestää yleishyödyllisiin tarkoituksiin, mutta lähtökohtaisesti keräyksen järjestämiseen tarvitaan rahankeräyslupa.

Pienimuotoisia ja lyhytaikaisia keräyksiä on mahdollista järjestää myös pienkeräyksen muodossa, jolloin lupaa ei tarvita. Pienkeräyksen järjestäminen edellyttää kuitenkin kirjallisen ilmoituksen tekemistä poliisilaitokselle. 