Tapahtuman järjestäminen

Tapahtuman järjestämisessä on monta työvaihetta ja paljon erilaisia tehtäviä. Niinpä kannattaa koota työryhmä, 3-7 henkilöä, suunnittelemaan tapahtumaa. Tapahtuman toteutukseen voi sitten tarvittaessa pyytää lisää tekijöitä.

Tapahtuman suunnittelukaavio

Tapahtuman budjetti

Suunnitteluryhmän on aluksi hyvä miettiä kenelle tapahtumaa ensisijaisesti järjestetään, keitä halutaan osallistujiksi ja mitä tapahtumalla halutaan saada aikaiseksi. Mikä on tapahtuman kohderyhmä ja tavoite? Tapahtuman luonne, sisältö, teema ja markkinointi määrittyvät pitkälti kohderyhmän ja tilaisuuden tavoitteen mukaan. Erilaisilla teemoilla, sisällöillä, ajankohdilla ja ”meiningillä” lähestytään ja tavoitetaan esimerkiksi ikäihmisiä ja työikäisiä, ammattilaisia, politikkoja ja päättäjiä, jäsenistöä ja ns. suurta yleisöä.

Tilaisuuden tavoitetta täsmennetään vaikkapa vastaamalla kysymyksiin onko tilaisuuden tarkoituksena …

  • saada lisää jäseniä, jäsenhankinta
  • vaikuttaa päätöksentekoon
  • lisätä tietoa, muokata asenteita
  • tehdä yhdistys tunnetuksi
  • saada julkisuutta jollekin asialle
  • pitää hauskaa, aktivoida jäseniä
  • auttaa, tarjota vertaistukea
  • kerätä yhdistykselle rahaa, varainhankinta
  • jokin muu, mikä?

Kun tilaisuuden tavoite ja kohderyhmä on selvillä, ideoidaan tarkemmin mitä tehdään, miten tehdään, missä tehdään ja milloin tehdään. Samalla suunnitellaan tapahtuman sisältö: ohjelma ja mahdolliset oheistoiminnot. Alustavan ohjelmarungon valmistumisen jälkeen on edessä paljon isompia ja pienempiä järjestelytehtäviä. Samalla, kun erilaisia tehtäviä listataan, kannattaa myös päättää kuka tekee tai vastaa mistäkin toiminnosta eli tehdä työnjako. Tapahtuman järjestämiseen liittyviä tehtäviä ovat esimerkiksi:

  • tila- ja paikkavaraukset, tiloissa tarvittavat välineet, tilojen esteettömyys
  • mahdollisten ulkopuolisten esiintyjien hankinta; sisällöstä, aikataulusta, käytännöistä (esim. mikrofoniin puhuminen), korvauksista yms. sopiminen
  • juontajan valinta
  • tarvittava materiaali: julisteet, esitteet, koristeet, näyttelytuotteet (esim. apuvälineet) …
  • myytävät tuotteet: paristot, korvatulpat, kirjat, kortit, cd:t, käsityöt, kirpparitavara …
  • arpajaiset: arpajaistarvikkeiden hankinta, arpojen myynti, mahdollinen lupa
  • kuulolähipalvelupiste
  • yhdistyksen toimintaa esittelevä piste/pöytä, jäseneksi liittyminen
  • tarjoilun / buffetin järjestäminen
  • järjestyksenvalvojat, ensiaputaitoiset, ”pelastautuminen”
  • jätehuolto
  • mahdolliset vakuutukset
  • lupa-asiat ja tekijänoikeuskorvaukset
  • tapahtumasta tiedottaminen, tapahtuman markkinointi

Yleisötilaisuuden esteettömyyden tarkastuslista

Opas saavutettavan tapahtuman järjestämiseen